home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / The World of Computer Software.iso / scoute24.zip / SCOUT.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-12-22  |  15KB  |  365 lines
  1.              Scout Education Program
  2.                RELEASE 2.1  3/92
  3.                release 2.2       not issued to public 9/92
  4.                RELEASE 2.3  10/92
  5.                RELEASE 2.4  12/92 removed restriction on record type
  6.                                   report 7 last name first
  7.                                   report 8 added
  8.  
  9.              Author Richard Mourino
  10.                     150 Rollstone Ave
  11.                     West Sayville New York 11796
  12.                     Compuserv Id 74010,1722
  13.  
  14.  
  15.              Troop  139 Oakdale Long Island NY
  16.  
  17.  
  18. This program was written in order to provide an easy way to
  19. keep the scout records and also provide the Scout's Parents
  20. with a report on the status of their son. I did obtain a
  21. scout program but found it did not do all that I needed to
  22. do. I decide to write my own program and provide the
  23. functions that I needed. This program is the result of that
  24. effort. I am not a shareware programmer so please forgive
  25. this documentation for its simple approach.
  26.  
  27.  
  28. The normal disclaimer : I will not warrantee or guarantee
  29. this program or any damage caused by its use. Ok that's out of
  30. the way.
  31.  
  32. This program is the sole property of the Author. The program
  33. can be used by any scout council, however I am asking for a
  34. donation of $25 dollars to Troop 139. All funds that are
  35. donated are the sole property of the Scout Troop and not of
  36. the Author. I would like you to register your troop so if
  37. enhancements are made I can contact you about upgrades.  All
  38. upgrades will be uploaded to Compuserv or sent to those who
  39. register.  If you have obtained a copy from another source
  40. and wish a clean copy please write to the author using the
  41. registration form at the end of this document.
  42.  
  43. System Requirements:
  44.  
  45. The program  is less than 220k in size and can run on a
  46. single floppy system. You will have to move the Program
  47. scoututl.exe off your master to use a single floppy disk.
  48. The system will function on a non color monitor.
  49.  
  50. For double floppy system (360K) move all the files except the files
  51. that end in EXE to a data disk and perform the following:
  52.  
  53. 1. if drive b contains the data then
  54.    set the pc to drive b with           b:
  55.    then from drive b type in            exec a:scout.exe
  56.    This will execute the program from drive a but will find
  57.    all the files it needs on drive b.
  58.  
  59. If you have a drive greater than 360k it all can fit on one
  60. drive. The leadship and hold(reports) files can get rather
  61. large if you have a lot of scouts.
  62.  
  63. If you are using a hard disk drive just copy all the files to
  64. a directory of your choice.
  65.  
  66.  
  67. Remember to always backup you data disk often.
  68.  
  69. The files on system are as follows:
  70.  
  71. 1. scout.exe     the main program
  72.  
  73. 2. scoututl.exe  utility program to rebuild the indexes and
  74.                  re-organize the leadship file. This is
  75.                  useful after you have been using the system
  76.                  for some time. The data is not saved within
  77.                  the file in sorted order and over time the
  78.                  report facility will become very slow. The
  79.                  first option rebuilds the index if the index
  80.                  is ever broken. The second option dumps the
  81.                  data to a file called dump.txt it then
  82.                  reloads to a database called leadnew.dbf.
  83.                  The Leadship.dbf is renamed to Leadold.dbf.
  84.                  Then leadnew.dbf is renamed to Leadship.dbf
  85.                  and the indexes are rebuild. Please backup your
  86.                  files before running this option.
  87.                  Option 3 upgrades releases using the Config.dbf
  88.                  as control.
  89.  
  90. 3. Roster.dbf    file containing the scout's name address
  91.                  etc. it also can contain those individuals that
  92.                  are members of your scout troop that do not have
  93.                  children in the scout troop such as your troop
  94.                  benefactor.
  95.  
  96. 4. Rostidx.ntx   The index file for roster sorted by the last
  97.                  and first name of the scout.
  98.    Rost2idx.ntx  The second Index file for roster sorted by the patrol
  99.                  last and first name of the scout. New in Rel 2.3
  100.  
  101. 5. Leadship.dbf  File containing any advancement, camping,
  102.                  leadership positions, skill awards or
  103.                  training and merit badges and Pending merit badges.
  104.  
  105. 6. Leadidx.ntx   Index on the leadship file using the scout's
  106.                  last, first name, record type, and the date
  107.                  awarded.
  108.                  Record types are :
  109.                  A = advancement (tenderfoot etc)
  110.                  S = skill (old scout awards) or special training
  111.                  L = leadership (patrol leader etc)
  112.                  M = merit badges
  113.                  C = camping and other things
  114.                  P = Pending merit badges that scout is working on
  115.  
  116. 7. Lead2idx.ntx  Index on the leadship file using the record
  117.                  type and date awarded as the key.
  118.  
  119. 8. Scourpt2.frm  Report sorting the leadship file by record
  120.                  type and date awarded. (option 2 on report
  121.                  menu). Does not show advancement type records.
  122.  
  123. 9. Scourpt3.frm  report on the leadship file on the records
  124.                  that have been changed. (option 3 on report
  125.                  menu).
  126.  
  127. 10.Scourpt4.lbl  Label program showing the scout name and
  128.                  address on a standard 1 inch label form. It
  129.                  also shows the Scout's phone number and date
  130.                  of last activity on the far right. This
  131.                  report has 2 purposes, Labels and master
  132.                  list. (option 4 on report menu)
  133.  
  134. 11 Config.dbf    Configuration file containing the release
  135.                  information and the education coordinator's
  136.                  name and phone number which is used in some
  137.                  reports.
  138.                  Also used by Scoutidx.exe program for release
  139.                  upgrades.
  140.  
  141. 12 Scourpt6.frm  report on the leadship file on the records
  142.                  that are a pending type record. Type P is used
  143.                  to denote that the scout is working on a merit badge
  144.                  but has not completed it.
  145.                  Report 7 sorts by patrol name first
  146.  
  147. 13 Scourp7b.frm  Master list  NEW
  148.                  List out the roster file sorted by patrol showing
  149.                  their name phone last updated and if suspended
  150.                   (SECOND PART OF REPORT)
  151.    Scourp7a.frm  The same information sorted by last name
  152.  
  153. Sample entries exist in the data base under the name of Mourino.
  154.    You will have to erase them before adding your real data.
  155.  
  156. Upgrades only   (previous user) :
  157.  
  158. 1. backup all of your file to be safe.
  159.  
  160. 2. Copy the following programs to your scout disk or directory
  161.    Scout.exe     (contains browse functions)
  162.    Scoututl.exe  (fixed bug in re-org function and is release converter)
  163.    Scourpt2.frm  (heading changed and shows all but advancements types)
  164.    Scourpt3.frm  audit report no change
  165.    Scourpt6.frm  (pending merit badges report new)
  166.    Scourp7b.frm  (control list by patrol  new)
  167.    Scourp7a.frm  (control list by scout name new)
  168.    Scourpt4.lbl  (Label output has slight modifications )
  169.  
  170. 3. Run the scoututl.exe program with the option 3 from the
  171.    menu. The program reads your config.dbf and will convert the
  172.    Release 2.1 to 2.3 or 2.4 by creating a new index. It then updates
  173.    the Config.dbf with the release info. It will not update a
  174.    file more than once since the Config.dbf controls it actions.
  175.  
  176. Getting Started (new user) :
  177.  
  178. 1. Copy all the files to your computer.
  179.    Start the system by executing the program scout.ex
  180.    The system will present a menu of options. Please note all
  181.    input must be in Capitol letters.
  182.    The first action is to use option   C  to set up the
  183.    administrators name and phone number on the reports.
  184.    You will not have to use this function again unless your
  185.    phone number changes or you quit scouts.
  186.  
  187. 2. If your system does not have a built in clock you MUST set
  188.    the date. The system uses dates internally for its audit
  189.    reports. Without the correct date the audit feature will
  190.    not work properly.  (option T from main menu).
  191.  
  192. 3. The menu is self explanatory.
  193.    Now add some scouts to the system.
  194.    You cannot add any advancement info into the system unless
  195.    the scout has first been added.
  196.  
  197. 4. After the scouts have been added now add the advancements
  198.    info. The search routine needs on a few letters to find
  199.    the scout, but if nothing is found the program drops into
  200.    a view mode that shows all the fields within the file and
  201.    their data values. Use the arrow keys to find the right
  202.    scout and press enter. (sorry I spelled the field Eagle wrong in the
  203.    Database definition too late to fix it.)
  204.  
  205. Note The page down key can be used as a exit command. That
  206.    is if the screen allows forward and back functions then
  207.    enter the function and use the page down key rather than
  208.    using the enter key.
  209.  
  210. 5. The use of the word "COUNCIL" as the patrol name will
  211.    prevent that scout record from printing ON report 1 and 5.
  212.    I use this for the sponsor's record so the label program
  213.    produces the address labels that includes the sponsor but
  214.    not the scout report.
  215.  
  216. 6. The use of the word "QUIT" in the suspend field on the
  217.    roster record will also prevent that record from printing
  218.    on the scout reports and labels sent directly to the
  219.    printer. The scout name will appear on the label program
  220.    if the report is sent to disk (option T in the report
  221.    menu). The far right side of the label shows the phone
  222.    number and date last modified.
  223.    This field will accept the word NOLABEL which will prevent the
  224.    label program from producing a label. I use this with the COUNCIL key
  225.    word in the patrol field to keep a list of the council members.
  226.  
  227. 7. Who gets reports? In my troop the report 7 goes to the scoutmaster
  228.    and the committee chairperson. The labels plus the list version go
  229.    to our secretary.
  230.    The rest are placed in my binder for reference.
  231.    A copy of all the scouts records (report 1) also go to
  232.    scoutmaster as well as sent to all the parents at least twice a year.
  233.    Report 6 (new) helps me keep track of who is working on a merit badge
  234.  
  235.  
  236. When adding advancement to the scout file it is easier to group all the
  237. scouts together with the same advancement type record. Example you have
  238. gone camping with 15 scouts. To add this camping type to the system add
  239. the first scout first then for every additional scout use the  "C"
  240. function to copy the exact information to another scout. This will
  241. eliminate a lot of typing and keep the information uniform among the
  242. scouts.
  243.  
  244. How does the program distinguish between an eagle and non eagle badge?
  245. The program looks at the record type being added or modified and looks
  246. for key letters. The sub string commands used are at the bottom of this
  247. document.
  248.  
  249. Deletions:
  250.  
  251.    In order to delete you must delete all the advancement
  252.    info before you erase the scout roster record. If you
  253.    erase the roster record first and run the DELETE option
  254.    you will still have information in the leadership file
  255.    that you cannot get at or erase. I am working on an
  256.    improved delete functions. If this happens create the scout
  257.    again in the roster file and then go back and delete all the
  258.    leadership records.
  259.  
  260. Modify:
  261.  
  262.    The system will allow you to modify any field except the scout's name
  263.    since this is the key between both files. If you spell the scout's
  264.    name wrong there is no way to fix it except erase it.
  265.  
  266. Reports:
  267.  
  268. The report menu shows 8 available reports. The first and
  269. fifth report are really the same except option 5 will only
  270. print out those scouts that have been modified on a date
  271. greater than or equal to the system date.
  272. This is to reduce paper expense.
  273. Report 6 will display only leadership records that are pending Type
  274. "P".
  275.  
  276. The main report 1, 5 and 8 display the badges needed to advance to star
  277.  life and eagle when the scout get more than 3 merit badges.
  278.  
  279. Report 7 list out the scouts from the roster file sorting by patrol
  280. and then sorted by last name.
  281.  
  282. Report 8 allows you to print one scout record only to screen or printer
  283. or disk.(new)
  284.  
  285. The report menu allows you to print the report to the screen
  286. the printer or to a disk file. Most reports do not contain pauses
  287. when they are written to the screen except 5 and 8 when you use the  H
  288. option
  289.  
  290. The data that goes to disk is in ascii format and can be read
  291. by most word processors. You can also use the DOS TYPE
  292. command to print the report to the screen.
  293.  
  294.     TYPE HOLD1.rpt | more
  295.  
  296. Note the special character | it is not :
  297.     More is a dos command .
  298.  
  299. All comments and recommendations are welcome.
  300. If you find the program useful please make a donation.
  301. If you cannot make a donation at least leave me a comment.
  302.  
  303. The substring commands to determine if a badge is eagle or not
  304.  
  305.  
  306.            SUBSTR('&ftitle',1,7) = 'CAMPING' .AND. TYPE = 'M'
  307.            SUBSTR('&FTITLE',1,5) = 'FIRST' .AND. TYPE = 'M'
  308.            SUBSTR('&FTITLE',1,7) = 'CITIZEN' .AND. TYPE = 'M'
  309.            SUBSTR('&FTITLE',1,5) = 'ENVIR' .AND. TYPE = 'M'
  310.            SUBSTR('&FTITLE',1,6) = 'COMMUN' .AND. TYPE = 'M'
  311.            SUBSTR('&FTITLE',1,6) = 'SAFETY' .AND. TYPE = 'M'
  312.            SUBSTR('&FTITLE',1,6) = 'EMERGE' .AND. TYPE = 'M'
  313.            SUBSTR('&FTITLE',1,8) = 'LIFE SAV' .AND. TYPE = 'M'
  314.            SUBSTR('&FTITLE',1,14) = 'PERSONAL MANAG' .AND. TYPE = 'M'
  315.            SUBSTR('&FTITLE',1,14) = 'PERSONAL FITNE' .AND. TYPE = 'M'
  316.            SUBSTR('&FTITLE',1,08) = 'SWIMMING' .AND. TYPE = 'M'
  317.            SUBSTR('&FTITLE',1,06) = 'SPORTS' .AND. TYPE = 'M'
  318.  
  319.  
  320. ***********************************************
  321.  
  322. Scout Education System Release 2.3 10/92
  323.  
  324. Please make check payable to Troop 139
  325.  
  326. Richard Mourino
  327. 150 Rollstone Ave
  328. West Sayville, New York 11796
  329.  
  330. Troop name or
  331. Donated by  _________________________________________
  332.  
  333.  
  334. Address    c/o_______________________________________
  335.  
  336.  
  337.             _________________________________________
  338.  
  339.  
  340.             _________________________________________
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345. Donation           ____________
  346.  
  347.  
  348.  
  349. Disk type needed     740k 3 inch      360k 5 inch
  350.  
  351.                         ___             ___
  352.  
  353. Since Disk cost money, If you got this program from Compuserv
  354. and from my ID then you have a clean disk.
  355.  
  356. Comments
  357.  
  358.      ------------------------------------------------------------------
  359.  
  360.      ------------------------------------------------------------------
  361.  
  362.      ------------------------------------------------------------------
  363.  
  364.      ------------------------------------------------------------------
  365.